Die ontwykende papierlose kantoor
Die finale proefkopie van hierdie artikel is op 11 sigkopiebladsye uitgedruk—dit wil sê op gewone velle papier.a Gedurende die redigeerproses is nog sowat 20 afskrifte van die materiaal gemaak. Uiteindelik is dit na ongeveer 80 vertaalspanne regoor die wêreld gestuur, waarna elke span sowat ses afskrifte gedurende die vertaalproses gemaak het. Alles in aanmerking geneem, was meer as 5 000 velle papier dus nodig vir hierdie artikel voordat dit eers by die drukperse uitgekom het!
HIERDIE feite druis op dramatiese wyse in teen voorspellings wat party aan die begin van die rekenaareeu gemaak het—naamlik dat “die papierlose kantoor” op hande is. In sy boek The Third Wave het die futuris Alvin Toffler so ver gegaan as om te sê dat ‘dit ’n primitiewe gebruik van elektroniese woordverwerkers is om papierafdrukke van enigiets te maak en in stryd met die doel daarvan is’. Interessant genoeg, toe International Business Machines Corporation hulle eerste persoonlike rekenaar in 1981 bekend gestel het, het hulle besluit om nie ’n drukker te voorsien nie. Party beweer dat die maatskappy gemeen het dat gebruikers tevrede sou wees om inligting op die rekenaarskerm te lees. Hoe dit ook al sy, party het “’n papierlose paradys” in die vooruitsig gestel—dat papier spoedig net in museums en stowwerige argiewe gevind sou word.
Papierlose beloftes teenoor die werklikheid
In werklikheid het die einste toerusting wat veronderstel was om die papierlose kantoor tot stand te bring ons al hoe dieper in berge papier begrawe. Trouens, party reken dat die totale gebruik van papier in die laaste jare toegeneem het. Scott McCready, ’n ontleder by International Data Corporation, sê: “Wat ons gedoen het deur ons kantore te outomatiseer, is om ons papiergebruik met meer as 25 persent per jaar te laat toeneem.” Persoonlike rekenaars, drukkers, faksmasjiene, E-pos, kopieermasjiene en die Internet het die hoeveelheid inligting waarmee baie mense elke dag te doen het—en uitdruk—grootliks vermeerder. Volgens CAP Ventures, Inc. was daar in 1998 regoor die wêreld 218 miljoen drukkers, 69 miljoen faksmasjiene, 22 miljoen multifunksiemasjiene (drukker, aftaster en kopieermasjien in een), 16 miljoen aftasters en 12 miljoen kopieermasjiene.
In Toffler se boek Powershift, wat in 1990 uitgegee is, skat hy dat die Verenigde State in een jaar 1,3 biljoen dokumente uitgedruk het—genoeg om die Grand Canyon 107 keer met muurpapier te bedek! Volgens alles wat ’n mens hoor, word die syfers groter. Volgens een bron het die Verenigde State teen 1995 byna 600 miljoen dokumente per dag gedruk—genoeg om ’n liasseerlaai wat 270 kilometer lank is te vul. Namate die jaar 2000 nader kom, is daar min getuienis dat dinge besig is om te verander; die meeste inligting word nog deur middel van papier oorgedra.
Waarom papier voortbestaan
Wat het verkeerd gegaan met die voorspellings dat elektroniese inligting papier sou vervang? Die Internasionale Papier-maatskappy waag ’n raaiskoot en sê: “Mense wil inligting nie net met die druk van ’n knoppie hê nie. Hulle wil dit in hulle hande hê. Hulle wil daaraan kan vat, dit kan vou en eselore gee; dit kan faks, afskrifte daarvan maak en daarna kan verwys; in die kantruimtes aantekeninge maak of dit trots op hulle yskasdeure uitstal. En bowenal wil hulle dit uitdruk—vinnig, foutloos en in helder kleure.”
Papier het weliswaar besliste voordele. Dit is draagbaar, goedkoop, duursaam, maklik om te bewaar en herwinbaar. Dit is ook maklik om daardeur te blaai—jy kan sien op watter bladsy jy is en hoeveel bladsye jy oor het. “Mense is dol oor papier. Hulle wil dit in hulle hande voel”, sê Dan Cox, ’n verteenwoordiger van ’n maatskappy wat kantoorbehoeftes verkoop. “Ons het mense gesien wat die papierlose kantoor probeer inrig”, sê Jerry Mallory, argiefontleder van Arizona se Departement van Biblioteke, Argiewe en Openbare Argiefstukke. “Maar al die duisende rekenaars wat ons sien, het een ding gemeen: Hulle is almal aan ten minste een drukker gekoppel.”
Daarbenewens is dit ook moeilik om ou gewoontes af te leer. Die mense wat vandag in die sakewêreld is, het op die gedrukte bladsy leer lees. ’n Dokument of E-pos kan met net een muisdruk uitgedruk word en dan gelees word wanneer dit die eienaar pas, ongeag waar hy of sy op daardie tydstip is. Gedrukte materiaal kan na baie plekke geneem word waar die meeste rekenaars nie gerieflik gebruik kan word nie—van ’n bed tot die bad tot ’n strandhanddoek!
Nog ’n faktor: Rekenaars het dit vir mense maklik gemaak om die soort dokumente uit te druk wat nog onlangs net deur professionele drukkers gedoen kon word. Enigiets van volkleurafdrukke, proefkopieë en verslae tot geïllustreerde aanbiedings, tabelle, grafieke, visitekaartjies en poskaarte kan met die minste moeite gemaak word. Sulke moontlikhede lei tot proefnemings. Nadat ’n rekenaargebruiker ’n dokument uitdruk, kan hy dus in die versoeking kom om die lettersoort en ontwerp te verander en dit weer te druk. Dit kan deur verdere veranderings gevolg word en, jy is reg, nog dokumente wat uitgedruk word!
Die Internet het ook tot hierdie situasie bygedra deur mense toegang tot feitlik onbeperkte data te gee.b Dit lei onvermydelik tot baie papierverbruik, aangesien Internetgebruikers dikwels ’n afskrif van hulle navorsing uitdruk.
Die feit dat die huidige vloed van rekenaarsagteware en -toerusting al hoe meer handleidings vereis, is ook iets wat nie oor die hoof gesien moet word nie. Die algemene gebruik van rekenaars het tot ’n stortvloed van sulke handleidings en rekenaartydskrifte gelei.
Daar moet erken word dat dit sekere nadele inhou om op ’n rekenaarskerm te lees—veral op ouer modelle. Party gebruikers kla nog steeds van oogtamheid. Daar is in elk geval bereken dat die resolusie op ouer videovertooneenhede tien keer verbeter moet word om uitstekende beeldgehalte te gee.
Daarbenewens kan ’n vel papier vir party baie dwingender en belangriker—van veel groter dringendheid en erns—lyk as iets wat ’n mens op ’n skerm sien. Dit lyk of ’n gedrukte dokument ’n mens se werk en moeite staaf deur dit ’n tasbare vorm te gee. ’n Fisiese dokument wat in die hande van ’n mens se toesighouer of kliënt geplaas word, kan selfs meer aandag ontvang en groter reaksie uitlok as ’n elektroniese boodskap.
Laastens, baie mense is bang dat hulle data sal verloor. En sulke vrese is dikwels geregverdig. Ten spyte van al die moderne rugsteunstelsels wat daar nou is, kan kosbare woorde wat ure se werk verteenwoordig nog steeds oorgelewer wees aan die genade van ’n kragstuwing, ’n foutiewe skyf of ’n verkeerde sleuteldruk. Die meeste mense het dus meer vertroue in papier. Dit is interessant dat party kenners beweer dat elektroniese inligting net leesbaar sal wees vir ’n breukdeel van die 200 tot 300 jaar wat suurvrye papier behoue sal bly. Elektroniese inligting gaan weliswaar baie stadig tot niet. Maar die tegnologie ontwikkel baie vinnig. En namate daar weggedoen word met verouderde hardeware en sagteware, kan dit al hoe moeiliker word om ouer rekenaarinligting te lees.
Of die droom van ’n papierlose kantoor ’n werklikheid sal word, sal ons dus nog moet sien. Intussen is dit duidelik dat, om ’n aanhaling van Mark Twain te leen, die berig van papier se dood dalk grootliks oordrewe is.
Sal ons al die bome uitwis?
Hoeveel velle papier kan van een boom gemaak word? Hoewel verskillende faktore in ag geneem moet word—soos die grootte en soort boom en die soort en gewig van die papier—word daar geskat dat een uitgegroeide papierhoutboom ongeveer 12 000 velle standaard skryfpapier lewer. Selfs al is dit die geval, wek die groot hoeveelhede papier wat tans gebruik word nog steeds die spookbeeld van kaal, uitgeroeide woude. Stuur ons werklik op ’n ekologiese ramp af?
Papiervervaardigers waarsku ons om nie hieroor paniekerig te raak nie. Hulle is gou om daarop te wys dat ’n groot hoeveelheid papier—tot 50 persent in party lande—van houtsaagsels gemaak word, afvalprodukte van die timmerhoutbedryf wat andersins gebruik sou word om grond op te vul. Hulle wys ook daarop dat houtsaagsels wanneer dit ontbind, metaan, ’n kweekhuisgas, vrylaat wat met aardverwarming verbind word. Papiervervaardigers benut hierdie saagsels dus goed. Maar omgewings- en verbruikersgroepe reageer hierop deur die papierbedryf daarvan te beskuldig dat hulle tot besoedeling bydra en woude wanbestuur. Hulle redeneer dat die brandstowwe wat in die papiermaakproses gebruik word kweekhuisgasse afgee! Hulle wys ook daarop dat bykomende kweekhuisgasse afgegee word wanneer afvalpapier ontbind in plekke waar dit gebruik is om grond op te vul.
Nietemin het ’n studie deur die Wêreldhandelsraad vir Volhoubare Ontwikkeling tot die gevolgtrekking gekom dat dit moontlik is om die nodige hoeveelheid papier te vervaardig sonder om die aarde se hulpbronne uit te put. Om maar een ding te noem, bome kan vervang word en papier is herwinbaar. Studies het nietemin beklemtoon dat “verdere veranderinge aangebring sal moet word aan die bedryfswyse in elke stadium van die papierkringloop—woudbestuur, pulp- en papiervervaardiging, papiergebruik, herwinning, energieverhaling en finale wegdoening”. In ’n poging om omgewingsvriendelike en ekonomies lewensvatbare pulp te vervaardig, kyk die papierbedryf ook na alternatiewe soos koringstrooi, vinnig groeiende bome, mielies en hennep. Tot watter mate sulke maatreëls toegepas sal word—en doeltreffend sal wees—sal ons nog moet sien.
[Voetnote]
a Dit sluit verwysings en riglyne vir kunswerke in.
b Sien die reeks “Die Internet—Is dit vir jou?” in die Ontwaak! van 22 Julie 1997.
[Venster op bladsy 27]
Hoe om papiervermorsing by die werk te verminder
✔ Druk so min as moontlik. Hersien en verander dokumente op die skerm. Beperk die aantal afskrifte en papierproewe wat jy uitdruk.
✔ Gebruik kleiner lettergroottes wat nog leesbaar is vir langer dokumente.
✔ As jou drukker ’n toets- of banierbladsy gebruik wanneer dit aangesit word of ’n dokument druk, kan jy hierdie funksie afsit.
✔ Hersirkuleer afvalpapier.
✔ Voordat jy papier laat hersirkuleer wat net aan een kant gedruk is, kan jy dit eenkant sit om later te gebruik, óf om proewe op uit te druk óf as notapapier.
✔ Druk aan albei kante van die bladsy wanneer dit ook al moontlik is.
✔ Wanneer dokumente deur almal in ’n kantoor gelees moet word, kan jy probeer om dit rond te stuur, pleks van afskrifte vir elke persoon te maak.
✔ Stuur fakse direk van jou rekenaar, aangesien jy dan nie sigkopieë nodig het nie. Wanneer jy met sigkopieë moet faks, kan jy papier spaar deur nie ’n voorblad te gebruik nie.
✔ Moenie E-pos-boodskappe onnodig uitdruk nie.
[Prent op bladsy 24]
Party voer aan dat die einste toerusting wat bedoel was om die papierlose kantoor tot stand te bring ons selfs dieper in papier begrawe het
[Prent op bladsy 26]
Soms is dit makliker om die gedrukte bladsy te gebruik as ’n rekenaarskerm