Le doti di una brava segretaria

Una professione in declino?

Un’attività richiesta?

Un lavoro umiliante?

“IMPROVVISA PENURIA DI SEGRETARIE”: così diceva Business Week dell’8 agosto 1977. Commentando la relativa scarsità di donne disponibili per questo lavoro, il periodico aggiungeva: “In ogni luogo i dirigenti fanno notare che la mancanza di capacità — in stenografia, dattilografia e nella semplice conoscenza della lingua — contribuisce come la mancanza di organismi qualificati a creare la penuria di segretarie. . . . È raro trovarne qualcuna che sia una brava dattilografa e stenografa”.

Gli atteggiamenti femministi e le pressioni esercitate dal governo sulle società perché diano “uguale opportunità” ai sessi contribuiscono alla penuria di segretarie. Il termine “segretaria” è diventato una “parolaccia” per alcune donne. Recentemente, il periodico Mademoiselle ha detto che ‘le segretarie che farebbero di tutto pur di non ammettere che sono segretarie, insieme alle sostenitrici dei movimenti femministi, stanno facendo una cattiva reputazione a tale professione, secondo un sondaggio dell’Associazione Nazionale delle Segretarie’.

Quali doti rendono una segretaria veramente preziosa? È qualcosa che va oltre le sue importanti capacità di dattilografa e stenografa. Molte di queste qualità sono necessarie in qualsiasi lavoro o responsabilità della vita.

Saper tenere il segreto

Per esempio, a una segretaria si devono poter confidare informazioni riservate. La parola “segretario” viene dal latino “secretum”, “segreto” ed è definita propriamente “colui cui si confidano cose segrete, riservate”; è un titolo che veniva attribuito a funzionari con mansioni di fiducia. La segretaria deve dimostrarsi degna di fiducia in quanto ai segreti a lei affidati, e questo tipo di relazione fra segretaria e principale può rendere il suo lavoro molto soddisfacente.

Il direttore di un’importante ditta americana specializzata nel trovare persone per incarichi manageriali, interrogato sulle qualità necessarie a una donna che lavora come segretaria di un dirigente, rispose: “Dev’essere riservata. Conosce molti segreti della ditta, e se non sta attenta, senza neppure accorgersene può farsene sfuggire qualcuno: nell’ufficio ci sono alcuni che cercano deliberatamente di rubarle le idee”.

E una lettera di raccomandazione scritta per la sua ex segretaria dal presidente di una società diceva: “Queste sono alcune delle numerose doti che la rendono eccezionale. Tuttavia sono rimasto particolarmente colpito da un’altra qualità che reputo la più importante; non pettegolava né parlava mai degli affari della ditta. Questo la metteva un gradino più in alto della segretaria comune”.

Premurosa, volenterosa e puntuale

Inoltre, la segretaria svolge la funzione di assistente. La rivista McCall’s del marzo 1976 diceva: “La segretaria svolge in sostanza il lavoro di un’assistente: è un ruolo secondario anziché principale . . . occupandosi di tutti i piccoli particolari e difendendo il principale dalle interruzioni, essa gli fa risparmiare tempo ed energie; così facendo, accresce la produttività di lui a livelli più creativi”. Il modo in cui la segretaria considera questo ruolo — la consapevolezza che se si occupa di tante piccole cose può aiutare il suo principale a essere più produttivo — rende più interessanti questi aspetti meno importanti e a volte piuttosto noiosi del suo lavoro.

Mostrandosi volenterosa e capace di fare piccoli lavori, la segretaria dà prova d’essere in grado di assumere maggiori responsabilità. Ad esempio, una segretaria può scrivere lettere e promemoria per il suo principale quando sa come la pensa, e in molte società sono affidate alle segretarie mansioni speciali da svolgere.

La segretaria abile dovrebbe mostrarsi pronta a lavorare, e anche a fare lo straordinario senza lamentarsi quando occorre. Il fatto d’essere puntuale, di non assentarsi troppo a lungo per il pranzo, d’essere linda e pulita e di evitare le assenze ingiustificate è una cosa normalmente scontata, ma oggi queste qualità sono rare; sono però molto apprezzate.

Riconoscimento per il buon lavoro

A tutti noi piace essere lodati quando facciamo un buon lavoro. Ma a un seminario di segretarie, una delle principali lamentele delle presenti fu che il loro lavoro non era abbastanza apprezzato ed elogiato.

Pare tuttavia che stia avvenendo un graduale cambiamento a questo riguardo. Infatti U.S. News & World Report del 27 giugno 1977 diceva: “Malgrado le loro lagnanze, la maggioranza delle segretarie diranno d’essere soddisfatte del proprio lavoro e di considerarlo importante, addirittura essenziale”. Una segretaria, citata in questo articolo, che guadagna 15.000 dollari all’anno, non si definisce più ‘una semplice segretaria’ parlando con i nuovi conoscenti. ‘Ho cambiato idea’, dice, ‘quando ho compreso che se si mandassero via tutte le segretarie dalla compagnia, farebbero fatica a tirare avanti’”.

Che il buon lavoro sia apprezzato e rimunerato è indicato dalla tendenza a pagare meglio le segretarie. Un sondaggio effettuato per conto del Governo Federale degli U.S.A. nel campo dei salari privati ha mostrato che le migliori segretarie guadagnano in media 12.342 dollari all’anno — poco meno di un chimico alle prime armi — e questi stipendi arrivano fino a 20.000 dollari all’anno. Spesso un altro vantaggio è quello di partecipare, a spese e nel tempo della ditta, a corsi e seminari non solo nel proprio campo, ma in quello manageriale, decisionale, ecc.

Fu a uno di questi seminari (menzionati in precedenza) che la relatrice portò all’attenzione dell’uditorio un interessante aspetto della lode. Dopo avere invitato le presenti a fare un elenco di tutte le lodi che avevano ricevute durante il mese passato, chiese loro di fare un elenco di tutte le volte in cui avevano detto parole di lode al loro principale. Ci fu un silenzio piuttosto meravigliato. “Il vostro principale è in una posizione nella quale pochissimi gli muoveranno critiche o rivolgeranno lodi. Voi, sue assistenti, potete sinceramente riconoscere i suoi migliori sforzi e risultati, cosa di cui ha tanto bisogno”.

Qualità cristiane e moralità

La vera cristiana ha particolari qualità da offrire come segretaria, qualità molto importanti: pazienza, onestà veracità, umiltà, operosità, spirito pacifico, benignità, padronanza di sé. (Efes. 4:25; Col. 3:23; Gal. 5:22, 23; Ebr. 13:18; 1 Piet. 5:5, 6) Queste qualità cristiane l’aiuteranno ad andare d’accordo con le molte persone con cui viene a contatto, oltre che ad adattarsi ai bisogni del suo principale e a mettere i suoi interessi di lavoro prima dei propri.

La vera cristiana, comunque, vorrà essere cauta nella relazione con il principale. U.S. News & World Report diceva che le segretarie “si lamentano . . . degli approcci sessuali dei loro superiori”. Sebbene molti dirigenti non siano in questa categoria, in qualsiasi relazione in cui due lavorano molto vicini, e vi sono rispetto e fiducia reciproci (come in un’ideale relazione fra segretaria e principale), bisogna stare attenti, perché si devono sempre seguire i principi cristiani di moralità. Infatti, se la segretaria si comporta in ogni caso secondo le norme scritturali di Dio, questo basta di solito a scoraggiare il principale anche solo dal pensare simili cose.

La brava segretaria ha dunque una professione che può darle soddisfazione e stabilità e sicurezza nel lavoro, apportando nello stesso tempo un valido contributo al mondo degli affari.

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UN’INDICAZIONE del crescente apprezzamento per il ruolo della segretaria è che in America la Settimana della Segretaria, dal 23 al 29 aprile, è ufficialmente riconosciuta dall’amministrazione federale, statale e municipale. Il suo scopo è di esprimere riconoscenza per l’importante funzione svolta dalle segretarie nel campo del commercio, dell’industria, dell’istruzione, del governo e delle professioni.