Вырежьте и сохраните
20 способов высвободить время
«Поступайте мудро, выкупая для себя подходящее время» (Колоссянам 4:5).
ИТАК, вы определили, чем вы готовы заполнить свое время: свои дни, часы и минуты. Теперь ваша задача перейти от теории к практике. В этом вам помогут некоторые полезные советы.
1 ЕЖЕДНЕВНО СОСТАВЛЯЙТЕ СПИСОК ДЕЛ. Пронумеруйте дела в порядке их выполнения. Пометьте, которым из них стоит посвятить больше времени. Отметьте галочкой сделанное. Оставшиеся дела перенесите на завтра.
2 СОГЛАСУЙТЕ ЗАПИСИ В СВОИХ КАЛЕНДАРЯХ. Вы рискуете пропустить встречу только потому, что она была записана в другой записной книжке. Если у вас один график в домашнем компьютере, а другой в органайзере, согласуйте их.
3 НАПИШИТЕ ПЛАН ДЕЙСТВИЙ, включающий в себя все шаги к достижению цели, и расположите их в нужном порядке.
4 ПЛАНИРУЙТЕ В ПЕРВУЮ ОЧЕРЕДЬ САМЫЕ ВАЖНЫЕ ДЕЛА. И тогда легче будет найти время на все остальное.
5 СТАВЬТЕ ПЕРЕД СОБОЙ ДОСТИЖИМЫЕ ЦЕЛИ. Усовершенствовать уже имеющиеся навыки — гораздо более достижимая цель, чем стать президентом компании, в которой вы работаете.
6 ПРИЗНАЙТЕ, ЧТО ВРЕМЕНИ НА ВСЕ НИКОГДА НЕ ХВАТИТ. Беритесь за дела, от выполнения которых многое зависит. А как быть с текущими делами или с теми, которые так или иначе нужно сделать? Если их невозможно отменить или передать кому-то другому, попробуйте потратить на них меньше времени. Некоторые маловажные дела при необходимости могут ждать месяцами или же их можно не делать вообще. Запланируйте побольше времени на дела, которые в свете ваших жизненных целей действительно важны для вас.
7 ЗАПИСЫВАЙТЕ, НА ЧТО УШЛО ВРЕМЯ. В течение недели-двух попробуйте вести учет, на что вы тратите время. Не проходит ли оно впустую? Возможно, одни и те же люди все время отрывают вас от работы? А может, вам больше всего мешают в определенный день недели или определенное время дня? Избавьтесь от маловажных дел, незаметно крадущих время.
8 НЕ ПЛАНИРУЙТЕ СЛИШКОМ МНОГО. Если вы запланировали купить продукты, починить машину, пригласить в гости друзей, посмотреть фильм, наконец-то почитать,— и все в один день — вы собьетесь с ног и только устанете.
9 СВЕДИТЕ К МИНИМУМУ ОТВЛЕЧЕНИЯ. В течение дня отведите время, когда вас ничто не должно отвлекать, если на то нет абсолютной необходимости. По возможности выключите на это время телефон. Также отключите в компьютере различные всплывающие сообщения и напоминания, если они мешают вам работать.
10 ПЛАНИРУЙТЕ САМУЮ СЛОЖНУЮ РАБОТУ НА ТО ВРЕМЯ, КОГДА ВЫ НАИБОЛЕЕ РАБОТОСПОСОБНЫ.
11 ДЕЛАЙТЕ В ПЕРВУЮ ОЧЕРЕДЬ САМУЮ НЕПРИЯТНУЮ РАБОТУ. Тогда вы с бо́льшим энтузиазмом приметесь за то, что вам делать легко и приятно.
12 ДЕРЖИТЕ В ЗАПАСЕ ВРЕМЯ ДЛЯ НЕПРЕДВИДЕННЫХ ДЕЛ. Если вы думаете, что придете через 15 минут, скажите, что будете через 25. Если вы считаете, что встреча продлится час, выделите на нее на 20 минут больше. На какую-то часть дня ничего не планируйте.
13 СОВМЕЩАЙТЕ ДЕЛА. Слушайте новости или аудиозаписи, пока бреетесь. Читайте в транспорте и пока его ждете. Конечно, в это время можно и просто отдохнуть. Главное, чтобы потом вы не сожалели о потерянном времени.
14 ПРИМЕНЯЙТЕ ПРАВИЛО 80/20a. Какие 2 из 10 дел в вашем списке самые важные? Можно ли считать работу практически завершенной, если вы сделали главную ее часть?
15 КОГДА ВЫ ПЕРЕГРУЖЕНЫ РАБОТОЙ, напишите на карточках, что вам нужно сделать. Затем разделите карточки на две группы: «Сделать сегодня» и «Сделать завтра». На следующий день снова рассортируйте карточки.
16 ВЫДЕЛЯЙТЕ ВРЕМЯ, ЧТОБЫ ВОССТАНОВИТЬ СИЛЫ. Иногда лучше отдохнуть и с новыми силами взяться за работу, чем часами трудиться сверхурочно.
17 «ДУМАЙТЕ» НА БУМАГЕ. Напишите, какая проблема вас волнует и почему. Затем перечислите все ее возможные решения.
18 НЕ БУДЬТЕ МАКСИМАЛИСТОМ. Знайте, когда нужно остановиться и взяться за другое важное дело.
19 РАБОТАЙТЕ КАК ПРОФЕССИОНАЛ. Не ждите, когда на вас снизойдет вдохновение. Просто начинайте работать.
20 БУДЬТЕ ГИБКИМИ. Все перечисленные здесь советы — не жесткие правила. Экспериментируйте, пробуйте, что лучше подходит к вашим обстоятельствам и нуждам.
[Сноска]
a В основе этой идеи — так называемого «принципа Парето» — лежат исследования итальянского экономиста XIX века Вильфредо Парето. Согласно ей, чтобы достичь 80 процентов результата, нужно приложить 20 процентов усилий. Этот принцип имеет широкое применение. Например: когда пылесосят ковер, около 80 процентов грязи собирается с 20 процентов площади — там, где больше всего ходят.