時間——你是它的主人抑或奴僕？

「你為什麼遲到？」艾伯特踏進教室時，老師查問他說。「因為我推著我的腳踏車跑步回到學校。」艾伯特喘著氣回答說。

「你何以不騎著你的腳踏車呢？」老師好奇地問道。「因為，」艾伯特解釋說：「我遲到得太厲害了，根本沒有時間容許我停下來騎上腳踏車。」

這個滑稽的極端事例正好描述我們當中許多人每日面對的情況——匆促的生活步調。我們可能覺得自己彷彿生活在一場競賽中，每日都有許多事情待辦或行將到期。可是，正如艾伯特的情形一般，我們有時會由於沒有時間停下來以有效的方式重新組織個人的事務，結果反倒延誤了辦事的效率。

無論如何，我們若停下來考慮一下改善處理時間的方法，我們不但可以節省時間，並且在長遠方面有較大的成就及減輕緊張的情緒。這樣，對我們來說時間就不會是個無情的主人而會是個有用的僕人。

你可以怎樣以更有效的方式處理個人的時間呢？以下有若干提議。試在閱讀這些資料時選出一些對你適用的建議，然後將這些建議配合你的環境應用出來。

計劃你的一天

假想你的一天剛開始，有無數的事務正待處理；想到所有這些職責不禁令你對當日望而畏之。你該從何處著手呢？藉著計劃你的一天。

許多人首先列出一份『應做的事一覽表』。一個在一間大機構負有許多職責的人講述他如何緊守他所預定的計劃，他說：「我存有一份預先寫好應做的事的一覽表，若有新的工作產生或想起其他要做的事，我便將其加進表中，然後將已經完成的事項逐一刪去。」

類似的計劃對於你組織日常的事物也有幫助嗎？你可能回答：「這樣行也許可以幫助我開始工作，但我確永遠無法完成表上列出的所有事項！」你可能說得對，因此一項良助便是……

列出各事的先後次序

你可以根據表上各項事務的重要性，按照其先後次序用號數排列，然後，在可能的範圍內，盡力按照次序完成每項活動。當然，你有時會喜歡根據個人的環境和喜好而破例不按照嚴格的規律做事。因此，你的計劃要有伸縮性。你的目標是要支配環境，使你每日能夠完成一些你選擇要做的事，而非讓環境支配你。

不要使自己疲於奔命，或為了要完成表上列舉的所有工作而憂慮。處理時間的顧問萊金(Alan Lakein)強調說：「很少人能夠完成『應作的事一覽表』上所有事項。要記住，你的目標是要善用時間，而非必須完成表上列舉的所有工作。」

你若能夠將時間直接用在真正重要的事上，你已達到目標了。至於那些未能完成的工作，看看是否可以委託他人代辦或將其轉列入次日的表上，你若把一些較次要的事項仔細分析一下，有時你會發覺你可以將其置諸不理。在另一方面，今日表上次要的項目可能是明天較重要的事。

可是，你可以怎樣決定表上哪項活動是首要的呢？你若仔細看看表上一長串應做的事項，其中許多可能都同樣重要。因此，為了以有效的方式列出各事的先後次序，你必須……

分辨「緊急」和「重要」

在聖經時代，一位睿智的君王談及人可以「在他一切勞碌中享福」。（傳道書3:13）有些工作會比其他工作帶來較佳的成果。因此，你查閱表上列舉的工作時，要考慮每項工作所產生的成果。你所完成的工作能夠帶來顯著的裨益嗎？你能夠「享受」你的勞碌嗎？若不然，這便不是一件值得你優先處理的事了。

真的，乍看起來，表上所有事項似乎都是緊急的，但是否所有緊急的事都一定重要，因此值得你花很多時間優先處理呢？新奧爾良大學處理時間的教授萊博爾夫(Michael LeBoeuf)評論說：「重要的事很少是緊急的，緊急的事也很少是重要的。你若赴約遲到，修補汽車輪胎會比支付保險費更為緊急；可是，以一般而言，修補輪胎可說是次要的事。」

他接著嗟嘆說：「很不幸的是，我們當中許多人卻在緊急的桎梏下掙扎，結果我們忽略了一生中較不緊急，但卻遠較重要的事，最後甚至勞而無功。」

因此，在列出各事的先後次序時，要先問問自己哪項活動是真正重要的，然後運用大部分時間去處理這些事。也許一件緊急的事情是你毋須立即處理的。若是如此，這件事值得你花大量的時間去做嗎？抑或你能夠很快將其完成，使你可以繼續處理一些獲致較大成就的工作？或者更佳的方法是，你可以委託他人代為處理嗎？

無疑你會同意，致力於一些帶來重要成果的工作會比僅是忙於做手頭上的事有價值得多。因此，要將你的努力盡量用在一些能夠帶來真正成就的事上。

八比二的律則

鑒於以上討論過的原則，你會將自己的日常事務的多大部分列為首要的事項呢？當然，這有賴於你所持有的職責。可是許多處理時間的專家認為，在若干情況下，你可以將首要的事項縮減至日常事務的百分之二十。他們引用八比二的律則作為指標。

這條律則是十九世紀的意大利經濟專家佩里圖(Vilfredo Pareto)所制定的。這條律則聲稱，只有百分之二十的事項便能夠產生百分之八十的成果。你若仔細留意，你會發現在日常生活的許多方面都可以應用佩里圖的律則。可是，在善用時間方面，你可以怎樣應用八比二的律則呢？

試將『應做的事一覽表』上的各事項逐一分析，也許你只須完成十項工作中的兩項便可獲得百分之八十的成效，若然，那便是你的表上兩項首要的事務了。除此之外，在實行每項計劃之前最好先分析一下：這項計劃對你的目標真正重要到什麼程度？工作的哪部分會導致最佳的成果呢？那麼，工作的這部分便是最重要的了。

處理時間的顧問斯科特(Dru Scott)在討論過佩里圖的律則之後解釋你可以怎樣將這條律則應用出來。她說：「確定了使你達到目標所需的主要因素之後，便要先行處理與此有關的事情，這樣，你就能夠事半功倍。」

享受裨益

也許至此你能夠進一步體會到，作時間的主人的意思絕非要籌算緊密、分秒必爭或令自己疲於奔命。反之，以有效的方式處理時間意味到揀選現今所要做的適當工作。這也意味到要衡量什麼活動會導致最佳的成果，然後在可能範圍內將其完成。

在組織個人的時間方面是沒有任何固定律則的。若要從這篇文章的提議得益，切記要使你的計劃有伸縮性，並且要不斷嘗試及應用，找出對你最適用的方法。試讀讀這頁箱內的提議，看看哪一點對你有幫助，使你能夠將一個無情的主人改變為有用的僕人。

藉著善於控制時間，你能夠在每日結束時享有多大的成就！雖然可能尚有更多工作留待明天去做，你仍然會感到心滿意足，因為知道自己已盡力做妥最重要的事。你可以『享受』勞碌得來的成果。

最後，你甚至可能覺得，你終於有足夠時間去應付所有應做的事了。這樣，你便不致成為緊張環境的犧牲品，反之，你會是時間的主人。你不但能夠事半功倍，也會樂趣大增。

［第13頁的附欄］

節省時間的方法

1．在生活上要有明確的價值標準及目標。這乃是訂定日常事務先後次序的關鍵。

2．在頭腦最清醒時先做一些需要你全神貫注的工作。

3．在最有把握找到別人時才打電話給別人。

4．盡可能將工作委派給其他人，使你可以有較多時間完成更多工作，也可以讓別人有機會吸取經驗。

5．處理文書時，要設法將每項文件僅一次便處理完畢，不要稍為閱覽之後將其暫時擱置一旁。

6．舉行會議要緊守議程，準時開始及結束。

7．在工作地方設置需用的工具，並且放在容易找到的地方。

8．不要以為你有義務要應邀參加所有的社交活動。要學會婉拒別人的邀請。

9．採用固定購物或收拾行裝的清單，以免每次需要重複再寫。

10．要有足夠的休息和消遣，使你能夠保持良好的工作效率。

11．要訂出工作的截止日期。

12．不要拖延。

13．將繁複的工作化整為零。

14．不要凡事都力求盡善盡美，要將注意力集中在真正重要的事上。

15．要善用等候的時間。可以用來寫信、閱讀，或做一些必須做的工作。

16．要知道有時你須要抽出時間做一些你沒有打算做的事。不要浪費時間為此煩躁不耐。反之，要積極將工作完成。

［第11頁的圖片］

許多人發覺列出應做的事的先後次序對他們大有幫助

［第12頁的圖片］

個人的組織及列出工作的先後次序會造成很大差別