Офис без бумаг. Несбыточная мечта

Окончательный вариант этой статьи представлял собой 11 страниц печатного текста — иными словами обыкновенной бумагиa. В процессе редактирования материал распечатывался около 20 раз. В конце концов он был разослан 80 переводческим группам по всему миру, после чего каждая группа распечатывала еще приблизительно 6 вариантов перевода. В общем и целом, еще до того как эта статья поступила в типографию, на нее было израсходовано более 5 000 листов бумаги!

ЭТИ факты идут вразрез с предсказаниями, сделанными на заре компьютерной эры,— а именно, что «офис без бумаг» в будущем неизбежен. В своей книге «Третья волна» футурист Элвин Тоффлер заявил даже, что «делать распечатки на бумаге — слишком примитивный метод использования текстовых процессоров и противоречит самой их сути» («The Third Wave»). Интересно, что когда в 1981 году компания «Интернэшонал бизнес мэшинс» разработала свой первый персональный компьютер, то было решено, что принтер не нужен. Эта компания, как считают некоторые, полагала, что пользователям достаточно будет считывать информацию с компьютерного монитора. В любом случае некоторые представляли, каким «счастьем будет освободиться от бумаг», и, по их мнению, документы на бумаге сохранятся лишь в музеях и на пыльных архивных полках.

Обещания и реальность

На самом деле уже само оборудование, которое должно было освободить нас от бумаг, потребовало еще большего количества бумаги. По некоторым оценкам, за последние годы потребление бумаги в целом возросло. По словам Скотта Маккриди, аналитика корпорации «International Data», «автоматизация офисов привела к тому, что наша способность расходовать бумагу увеличивается с каждым годом больше чем на 25 процентов». С использованием персональных компьютеров, принтеров, факсов, копировальной техники, оборудования для электронной почты и Интернета резко возрос объем информации, которой люди оперируют и которую распечатывают каждый день. Согласно сведениям компании «CAP Ventures, Inc.», во всем мире в 1998 году насчитывалось 218 миллионов принтеров, 69 миллионов факсов, 22 миллиона комплектов многоцелевой оргтехники (принтер, сканер и копир в одном аппарате), 16 миллионов сканеров и 12 миллионов копиров.

В своей книге «Powershift», вышедшей в 1990 году, Тоффлер писал, что, по его оценкам, за один год Соединенные Штаты произвели 1,3 триллиона документов — этого достаточно, чтобы 107 раз оклеить Большой Каньон! Все сведения говорят о том, что эти числа продолжают возрастать. Согласно одному источнику, к 1995 году в Соединенных Штатах выпускалось около 600 миллионов документов ежедневно — этого достаточно, чтобы заполнить ящик для бумаг длиной 270 километров. И к 2000 году вряд ли что-нибудь изменится: бо́льшая часть информации по-прежнему представлена на бумаге.

Почему люди предпочитают бумагу

Почему не сбылись прогнозы о том, что электроника заменит бумагу? Компания «International Paper» выдвинула такое предположение: «Люди желают, чтобы доступ к информации предоставлялся не только несколькими нажатиями клавиш. Они ведь желают ее еще потрогать. К тому же они привыкли держать в руках то, что читают. Им нравится прикасаться к страницам, загибать их, отправлять факсом, копировать их и обращаться к ним, делать пометки на полях или вешать на дверь холодильника на всеобщее обозрение. И, конечно же, им нравится распечатывать — быстро, красиво, в ярких красках».

Нужно признать, что бумага имеет свои неоспоримые преимущества. Она дешевая, прочная, ее можно носить с собой, хранить в архивах и перерабатывать. В информации, изложенной на бумаге, легко ориентироваться — сразу видишь, сколько страниц ты уже прочитал и сколько осталось. «Люди просто обожают бумагу. Им доставляет удовольствие держать ее в руках»,— говорит Дэн Кокс, представитель компании, производящей канцелярские принадлежности. «Мы видели тех, кто пытался создать офис без бумаг,— говорит Джерри Маллори, аналитик архивных материалов из Аризонского отделения библиотек, архивов и судебных протоколов.— Но все тысячи компьютеров сегодня объединяет одно: они обязательно подключены хотя бы к одному принтеру».

Кроме того, трудно расстаться со старыми привычками. Современные деловые люди с детства привыкли видеть перед собой печатный текст. Документ или сообщение, присланное по электронной почте, можно распечатать всего лишь одним щелчком мыши, а затем человек может читать его в любом месте, где бы он ни находился в данный момент. Печатный текст можно взять с собой куда угодно — в постель, ванну или на пляж,— что почти невозможно сделать с большинством компьютеров.

И еще: с появлением компьютеров у людей появилась возможность создавать такие документы, которые еще совсем недавно можно было сделать только в типографии. Не составляет труда напечатать все, что угодно: от ярких цветных копий, набросков и протоколов до иллюстрированных материалов для презентаций, схем, графиков, визитных карточек и открыток. А когда имеешь такие технические возможности, так и тянет поэкспериментировать. Поэтому после того как пользователь распечатает документ, ему хочется поменять шрифт и оформление и распечатать снова. За этим могут последовать другие варианты и, как вы догадываетесь, новые распечатки!

Интернет расширил эти возможности еще больше, предоставив людям доступ к практически неограниченной информацииb. А это неизбежно влечет за собой еще большее потребление бумаги, поскольку пользователи Интернет часто распечатывают найденный материал.

Не стоит забывать и о том, что огромное количество программного и аппаратного обеспечения требует все больше руководств и справочников. В связи с массовым использованием компьютеров, на людей нахлынул целый поток инструкций по эксплуатации и журналов о компьютерной технике.

Нужно также признать, что читать текст на цифровом мониторе — особенно на старом,— может быть, не совсем удобно. Многие жалуются, что у них устают глаза. Вообще, по некоторым оценкам, для достижения высочайшего качества изображения разрешающую способность более старых устройств отображения информации необходимо улучшить в десять раз.

К тому же некоторым напечатанное на листе бумаге кажется гораздо более важным, весомым и срочным, чем то, что они видят на экране компьютера. Напечатанный документ будто превращает чьи-либо усилия и работу в некую вещественную форму, придавая им тем самым большую значимость. Документ, врученный клиенту или начальнику, удостаивается большего внимания и скорее побудит действовать, чем электронное послание.

И наконец, многие боятся исчезновения информации. И этот страх обоснован. Несмотря на существующие сегодня сложные системы резервирования, драгоценные слова, за которыми кроются многие часы работы, находятся во власти выбросов напряжения, фатального сбоя диска или случайного нажатия клавиши. Поэтому большинство людей считают бумагу более надежной. Интересно, что некоторые специалисты утверждают, что информацию в электронном виде читают лишь в течение относительно малого времени, тогда как бескислотная бумага может храниться 200—300 лет. Несомненно, электронная информация способна храниться очень долго. Но техника быстро развивается. И  поскольку устаревшие программы и машины идут «на слом», то читать старую компьютерную информацию будет скорее всего чрезвычайно сложно.

Будущее покажет, сбудется мечта об офисе без бумаг или нет. Если позаимствовать фразу у Марка Твена, то сегодня ясно, что слухи о смерти бумаги сильно преувеличены.

Неужели мы загубим все деревья?

Сколько листов бумаги можно сделать из одного дерева? Хотя это зависит от множества факторов, например, от вида дерева и его размеров, а также от вида бумаги и ее веса, считается, что из одного дерева, идущего на производство балансовой древесины, можно изготовить около 12 000 листов стандартной писчей или печатной бумаги. Но все же, поскольку количество потребляемой сегодня бумаги огромно, нетрудно предугадать, что лесам может быть нанесен огромный урон. Правда ли, что нас ожидает экологический кризис?

Производители бумаги предупреждают, что в этом отношении не стоит впадать в панику. Они любят упоминать, что большое количество бумаги — в некоторых странах до 50 процентов — производится из древесной стружки, отходов деревообрабатывающей промышленности, которые в противном случае оказались бы на мусорной свалке. Более того, при гниении древесной стружки выделяется метан — газ, создающий парниковый эффект, который способствует всемирному потеплению. Таким образом, стружка эффективно используется для производства бумаги. Однако группы потребителей и защитники экологии винят производителей бумаги в загрязнении окружающей среды и уничтожении лесов. Они утверждают, что топливо, использующееся в процессе производства, способствует образованию газов, стимулирующих парниковый эффект! Они также обращают внимание на то, что в результате разложения бумаги на мусорных свалках тоже образуются газы, способствующие парниковому эффекту.

Тем не менее в исследовании, проведенном Коммерческим советом по контролю за экологической обстановкой, был сделан вывод, что можно производить необходимое количество бумаги, не истощая при этом природные ресурсы. Ведь деревья можно выращивать, а бумагу перерабатывать. И все же в данном исследовании подчеркивалось, что «требуются дальнейшие реформы на каждой стадии производства бумаги: в лесоустройстве, производстве древесной массы и бумаги, потреблении бумаги и ее повторном использовании, в уменьшении расхода энергии и конечном удалении отходов». Для того чтобы наладить экологически чистое и рентабельное производство целлюлозы, производители бумаги находятся в поисках другого возможного сырья: им может быть пшеничная солома, быстрорастущие деревья, кукуруза или конопля. Будут ли эти меры реализованы и экономически выгодными — покажет время.

[Сноски]

[Рамка, страница 27]

Как экономить бумагу в офисе?

✔ Старайтесь делать как можно меньше распечаток. Прочитывайте и корректируйте текст на экране. Старайтесь делать меньше копий и черновиков на бумаге.

✔ Для больших документов используйте шрифты помельче, но которые все же удобно читать.

✔ Если ваш принтер автоматически распечатывает пробный или титульный лист (содержащий имя пользователя и другую учетную информацию), отключите эту функцию.

✔ Отправляйте бумагу на переработку.

✔ Перед тем как отправить на переработку бумагу, использованную только с одной стороны, отложите ее для черновиков или записей.

✔ По возможности печатайте текст с двух сторон листа.

✔ Если одним документом пользуются несколько человек в офисе, лучше не распечатывать копии для каждого, а передавать документ друг другу.

✔ Чтобы сократить число распечатываемых документов, посылайте факсы непосредственно с вашего компьютера. Если вам для того, чтобы послать факс, необходимы распечатки, ради экономии бумаги не делайте титульных листов.

✔ Старайтесь не печатать лишних сообщений, присланных по электронной почте.

[Иллюстрация, страница 24]

Уже само оборудование, которое должно было освободить нас от бумаг, потребовало еще большего количества бумаги.

[Иллюстрация, страница 26]

Иногда гораздо удобнее пользоваться печатным текстом, чем компьютерным монитором.