El tiempo, ¿es usted su dueño o su esclavo?

“¿POR qué llegas tarde?”, preguntó el maestro a Alberto cuando este entraba en el aula. “Porque vine corriendo al lado de mi bicicleta todo el camino”, contestó Alberto, casi sin aliento.

“¿Por qué no te montaste en la bicicleta?”, preguntó con curiosidad el maestro. “Porque —explicó Alberto— llegaba tan tarde que no tenía tiempo de pararme y subirme a la bicicleta.”

Este relato cómico y exagerado ilustra una situación a la que muchos de nosotros nos enfrentamos diariamente. Apremiados por muchas cosas que hacer y horarios que cumplir, nos puede parecer que siempre andamos corriendo de una cosa a otra. Pero, del mismo modo que Alberto, a veces nosotros mismos nos entorpecemos al pensar que no tenemos el tiempo de detenernos y reorganizarnos para lograr mayor efectividad.

Sin embargo, podríamos ahorrar tiempo, conseguir a la larga más y reducir el estrés si pausáramos para aprender a administrar mejor el tiempo. Entonces, en vez de verlo como un dueño implacable, podría llegar a ser para nosotros un siervo útil.

¿Cómo puede usted conseguir más efectividad en la administración de su tiempo? A continuación se dan algunas sugerencias. Al leerlas, escoja las que encajen con sus necesidades y adáptelas a sus circunstancias.

Planee el día

Imagínese que acaba de empezar el día. Ante usted hay una cantidad de tareas que parece interminable. Si piensa en todas ellas, el día puede horrorizarle. ¿Por dónde debería empezar? Planeando el día.

Muchos empiezan escribiendo lo que se conoce como “Lista de cosas que hacer”. Una persona con muchas responsabilidades en una gran organización comenta sobre cómo se mantiene al día. Dice: “Mantengo una lista escrita de las cosas que tengo que hacer. A medida que se presentan nuevas tareas o me vienen a la cabeza, las añado a la lista. Luego voy tachando cada tarea realizada”.

¿Podría una lista semejante ayudarle a organizar sus actividades diarias? Usted puede responder: “Eso me ayudaría a empezar, ¡pero nunca terminaría con todo lo que tendría en mi lista!”. Y probablemente tenga razón. Por eso es útil...

Establecer prioridades

Usted puede establecer prioridades numerando cada asunto de la lista según la importancia que tenga. Luego, al grado que sea posible, realice las tareas en ese orden. Naturalmente, habrá ocasiones en que, según las circunstancias y sus preferencias, usted querrá hacer una excepción y no encargarse de un asunto en estricto orden prioritario. De modo que sea flexible. Su objetivo es tener el control de lo que hace, de modo que lo que logre cada día se deba a su elección y no a la casualidad.

No se apresure de una tarea a otra ni se preocupe por hacer todo lo que tiene en la lista. Un asesor sobre el control del tiempo, Alan Lakein, recalca: “Raras veces se llega hasta el final de la ‘Lista de cosas que hacer’. Lo que cuenta no es acabar con todo lo que esta contiene, sino hacer el mejor uso de su tiempo”.

Usted habrá conseguido esto si la mayor parte de su tiempo se ha invertido en hacer lo que es verdaderamente importante. En lo que respecta a las cosas que queden por hacer, vea si puede delegarlas en otras personas o pasarlas a la lista del día siguiente. Considerado estrictamente, algunas veces ni siquiera es necesario hacer los asuntos menos prioritarios. Por otra parte, un asunto que esté al final de la lista hoy puede que sea prioritario mañana.

Pero, ¿cómo determinar qué asuntos de la lista son prioritarios? Después de todo, cuando se mira a una lista larga de responsabilidades, muchas cosas pueden parecer de igual importancia. De modo que, para establecer las prioridades de modo efectivo, usted debe...

Distinguir entre “urgente” e “importante”

Un sabio rey de tiempos bíblicos dijo que un hombre debería ‘ver el bien por todo su duro trabajo’. (Eclesiastés 3:13.) Algunas tareas producen mejores resultados que otras. De modo que, al repasar una lista de tareas, considere los resultados que va a conseguir con cada una. ¿Producirá beneficios significativos terminar esa tarea? ¿Verá usted “el bien” por su duro trabajo? Si no, puede que no sea una tarea prioritaria.

Es cierto que a primera vista todo lo que contiene su lista puede parecer urgente. Pero, ¿son los asuntos urgentes siempre importantes, dignos de una gran inversión de tiempo? Michael LeBoeuf, profesor de la universidad de Nueva Orleans dedicado al control del tiempo, hace esta observación: “Las cosas importantes raramente son urgentes, y las urgentes raramente son importantes. La urgencia de arreglar un neumático pinchado cuando uno llega tarde a una cita es mucho mayor que recordar pagar el seguro del automóvil, pero su importancia [el neumático] es, en la mayoría de los casos, relativamente pequeña”.

Luego, el profesor se lamenta: “Desgraciadamente, muchos de nosotros pasamos nuestra vida solucionando contratiempos menores bajo la tiranía de lo urgente. El resultado es que pasamos por alto las cosas de la vida que son menos urgentes, pero más importantes. Eso acaba con la efectividad”.

De modo que, cuando establezca prioridades, pregúntese qué actividades son verdaderamente importantes. Entonces trate de dedicar la mayor parte de su tiempo a estas. Es posible que un asunto urgente no necesite atención inmediata. ¿Justifica una gran inversión de tiempo? ¿Podría usted encargarse rápidamente de él y pasar a otra actividad que produzca mejores resultados? Es más, ¿podría delegar la tarea en otra persona?

Usted probablemente concordará en que es más recompensador trabajar en algo que produzca resultados importantes que simplemente ocuparse en hacer lo que se presente en cada momento. Trate de emplear sus esfuerzos tanto como pueda en las actividades que produzcan verdaderos logros.

La regla 80/20

Al aplicar los principios que se han considerado hasta aquí, ¿qué porcentaje de las actividades del día piensa usted que pudiera catalogarse como prioritario? Naturalmente, eso depende de sus responsabilidades específicas. Pero una buena cantidad de expertos en la materia piensan que, en muchos casos, usted puede reducir los asuntos prioritarios a un 20%. Citan, a modo orientativo, la regla 80/20.

Ese principio fue formulado por Vilfredo Pareto, economista italiano del siglo diecinueve. Dice que solo un 20% de las causas producen un 80% de los resultados. Si usted está alerta, puede descubrir que hay muchas situaciones en la vida cotidiana en las que aplica el principio de Pareto. Pero, ¿cómo puede aplicarse la regla 80/20 a su uso del tiempo?

Analice el contenido de su “Lista de cosas que hacer”. Quizás usted puede ser efectivo en un 80% haciendo solo dos de las diez cosas alistadas. En tal caso, estas son las dos cosas más importantes de su lista. Además, analice un proyecto antes de emprenderlo. ¿Cuánto de él es verdaderamente importante para su objetivo? ¿Qué parte de la tarea producirá los resultados más significativos? Esta parte es la prioritaria.

Después de considerar el principio de Pareto, Dru Scott, asesora sobre el control del tiempo, explica cómo puede serle útil. Ella dice: “Identifique los elementos imprescindibles para cumplir con su objetivo. Haga esas cosas primero. Usted conseguirá los mayores resultados en el mínimo tiempo”.

Disfrute de los beneficios

Quizás ahora usted pueda apreciar mejor que ser dueño de su tiempo no es cuestión de no perder nunca un minuto o de estar corriendo sin parar. Más bien, el control efectivo del tiempo significa seleccionar la tarea apropiada para el momento. Significa discernir qué actividades producen los mejores resultados y dedicar su tiempo a estas siempre que sea posible.

No hay ninguna regla fija para la organización personal de su tiempo. A fin de beneficiarse de las sugerencias de este artículo, sea flexible. Experimente. Adáptese. Descubra lo que le va mejor. Lea las ideas del recuadro de esta página y vea cuáles le ayudarán a que el tiempo sea para usted un siervo útil en vez de un dueño implacable.

Al controlar mejor su tiempo, ¡qué sensación de logro tendrá al final de cada día! Aunque queden más tareas para el día siguiente, tendrá la satisfacción de saber que ha empleado sus esfuerzos en las cosas más importantes. Verá “el bien” por su duro trabajo.

Hasta puede que piense que, por fin, hay suficiente tiempo para las cosas que realmente importan. Así no será víctima de una vida agitada, sino que será dueño de su tiempo. Esto no solo redundará en un trabajo más efectivo, sino que, probablemente, también incrementará su gozo.

[Fotografía en la página 25]

A muchos les ha dado buen resultado hacer una lista de prioridades de las cosas que hay que efectuar

[Fotografías en la página 26]

La organización personal y el establecer prioridades es fundamental

[Recuadro en la página 27]

MANERAS DE AHORRAR TIEMPO

1. Tenga un conjunto claro de valores y metas en la vida. Es la clave para establecer las prioridades diarias.

2. Ocúpese de las tareas que requieren concentración cuando esté más despejado.

3. Llame por teléfono cuando sea más probable que encuentre a la persona con la que quiere hablar.

4. Delegue trabajo cuando sea posible. Le libera a usted para que pueda dedicarse a otras tareas y da experiencia a otros.

5. Cuando trabaje con papeles, trate de terminar con cada uno de ellos en vez de “aparcarlos” temporalmente.

6. Cuando esté en una reunión, apéguese a un orden del día. Tenga horarios definidos para empezar y terminar.

7. Organice su zona de trabajo con los instrumentos necesarios a la mano.

8. No se sienta obligado a aceptar toda invitación social que se le presente. Aprenda a decir prudentemente que no.

9. Estandarice las listas de compra tanto como sea posible, más bien que escribir otras nuevas cada vez.

10. Obtenga suficiente descanso para que pueda trabajar con efectividad.

11. Póngase fechas tope.

12. No postergue las cosas.

13. Haga las tareas de mucha envergadura en varias etapas.

14. No sea perfeccionista. Concéntrese en lo que es verdaderamente importante.

15. Haga buen uso del tiempo de espera. Escriba una carta, lea o haga cualquier otra cosa importante.

16. Tenga en cuenta que habrá ocasiones en que tendrá que dedicar tiempo a actividades que usted no escogería. No pierda tiempo lamentándose. Por el contrario, hágalo cuanto antes.