O “escritório sem papel” é viável?

Na impressão do manuscrito final deste artigo, em folhas de papel comum, usaram-se 11 páginas.a Durante o processo de editoração, o material foi reimpresso umas 20 vezes. Por fim, foi enviado a cerca de 80 equipes de tradução no mundo todo e cada uma delas imprimiu cerca de seis cópias. Ao todo, então, este artigo consumiu mais de 5.000 folhas de papel antes mesmo de chegar às rotativas.

NO COMEÇO da era da informática, alguns predisseram que logo seria viável o “escritório sem papel”. O fato acima mostra que não é bem assim. No seu livro The Third Wave (A Terceira Onda), o futurólogo Alvin Toffler chegou a dizer que ‘fazer cópias de qualquer coisa em papel era um uso primitivo dos editores eletrônicos de texto e ia de encontro ao próprio objetivo deles’. É interessante que, quando lançou o primeiro computador pessoal, em 1981, a IBM optou por não fornecer uma impressora. Alguns afirmam que a companhia talvez achasse que os usuários ficariam satisfeitos em ler as informações no monitor do computador. De qualquer modo, alguns previam “um paraíso sem papel”, que esse item logo seria peça de museu e material de arquivos empoeirados.

Escritório sem papel versus realidade

Na verdade, porém, justamente o equipamento que deveria introduzir a era do escritório sem papel nos tem afundado cada vez mais em montanhas de papel. De fato, alguns calculam que o consumo de papel aumentou nos anos recentes. Scott McCready, analista da International Data Corporation, diz: “O que fizemos, ao automatizar nossos escritórios, foi aumentar nossa capacidade de produzir papelada numa taxa crescente de mais de 25% ao ano.” Computadores pessoais (PCs), impressoras, máquinas de fax, correio eletrônico (e-mail), copiadoras e a Internet fizeram aumentar drasticamente o volume de informação com o qual muitas pessoas têm de lidar (e imprimir) todo dia. Segundo a firma CAP Ventures, Inc., em 1998 havia no mundo 218 milhões de impressoras, 69 milhões de máquinas de fax, 22 milhões de periféricos multifuncionais (impressora, scanner e copiadora em uma só máquina), 16 milhões de scanners e 12 milhões de copiadoras.

No seu livro Powershift, de 1990, Toffler calculou que, em um ano, os Estados Unidos produziram 1,3 trilhão de documentos. Se todo esse papel fosse usado como papel de parede, seria suficiente para revestir as laterais do Grand Canyon 107 vezes! Segundo se relata, a quantidade de papel está crescendo. De acordo com certa fonte, em 1995 os Estados Unidos produziam quase 600 milhões de documentos por dia, o bastante para encher uma gaveta de arquivo de 270 quilômetros de comprimento. Ao se aproximar o ano 2000, há poucos indícios de que essa tendência se reverta. A maior parte da informação ainda é transmitida por papel.

Por que o papel resiste

O que deu errado com as predições de que a eletrônica eliminaria o papel? A companhia International Paper arrisca um palpite: “As pessoas não querem simplesmente ter as informações nas pontas dos dedos; querem-nas nas próprias mãos. Querem tocar, dobrar e fazer orelhas; enviar por fax, copiar e ler; rabiscar nas margens ou fixar na porta da geladeira. E, acima de tudo, querem imprimir, de modo rápido, exato e em cores vibrantes.”

Temos de admitir que o papel tem suas vantagens. É portátil, barato, estável, fácil de arquivar e reciclável. É também fácil de utilizar — a pessoa pode saber em que página está e quantas faltam. “As pessoas são apaixonadas por papel. Querem senti-lo nos dedos”, diz Dan Cox, representante de uma companhia que vende material de escritório. “Conhecemos pessoas que tentaram montar escritórios sem papel”, diz Jerry Mallory, analista de registros do Departamento de Bibliotecas, Arquivos e Registros Públicos do Arizona, EUA. “Mas todos os milhares de computadores que existem têm uma coisa em comum: estão ligados a pelo menos uma impressora.”

Além disso, é difícil largar velhos hábitos. Quem está hoje no ramo de comércio cresceu lendo em páginas impressas. A pessoa pode facilmente imprimir um documento ou e-mail com apenas um clique do mouse e depois lê-lo quando e onde quiser. Pode levar matéria impressa a muitos lugares onde não se pode usar confortavelmente a maioria dos computadores: a cama, a banheira e até a praia.

Outro fator: com computadores, ficou mais fácil as pessoas criarem documentos que até pouco tempo atrás apenas gráficas conseguiam fazer. Pode-se, com o mínimo de esforço, preparar cópias coloridas, rascunhos, relatórios para ilustrar apresentações, tabelas, gráficos, cartões de visita e postais. Com isso, a pessoa começa a fazer experiências. Depois de imprimir um documento, o usuário talvez se sinta tentado a mudar a fonte e o layout e imprimir de novo. Depois, talvez faça novas revisões e . . . acertou: mais impressões!

A Internet, ao dar acesso quase ilimitado a informações, também contribui para essa tendência.b Isso inevitavelmente acaba resultando em grande consumo de papel, pois os internautas muitas vezes imprimem as informações que encontram em suas pesquisas.

Também não se pode esquecer que, devido ao uso generalizado dos computadores e à atual enxurrada de programas e equipamentos, publicam-se cada vez mais manuais de operação e revistas especializadas.

Além disso, é preciso admitir que ler num monitor digital, em especial nos mais antigos, não é muito agradável. Alguns usuários ainda reclamam de fadiga visual. Calcula-se que a resolução dos monitores de vídeo mais antigos teria de melhorar dez vezes para que eles tivessem excelente qualidade visual.

Algumas pessoas, também, parecem pensar que um pedaço de papel tem muito mais urgência, importância e impacto do que algo que aparece na tela. Quando a pessoa imprime um documento, parece que seu trabalho e esforço se tornam mais palpáveis. E muitas vezes um documento impresso recebe mais atenção dum supervisor ou cliente do que uma mensagem eletrônica.

Por fim, muitas pessoas temem perder dados, um temor muitas vezes justificado. Apesar de todos os sofisticados sistemas de cópia de segurança (backup) existentes hoje, palavras preciosas — que representam horas de trabalho — ainda ficam à mercê de oscilações na corrente elétrica, de discos danificados ou de erros de digitação. Muitas pessoas, portanto, consideram o papel mais seguro. É interessante que alguns especialistas afirmam que, ao passo que o papel isento de ácido dura de 200 a 300 anos, os registros eletrônicos só serão acessíveis por uma fração desse tempo. É verdade que a informação eletrônica se deteriora muito lentamente. Mas a tecnologia avança rápido. À medida que equipamentos e programas se tornam obsoletos e são descartados, pode ficar cada vez mais difícil ler antigos dados de computador.

Assim, só o tempo dirá se o escritório sem papel é viável ou não. Enquanto isso, é óbvio que, para citar Mark Twain, as informações sobre a morte do papel talvez tenham sido muito exageradas.

Destruiremos todas as árvores?

Quantas folhas de papel podem ser feitas de uma árvore? Embora estejam envolvidas diversas variáveis (o tamanho e a espécie da árvore, o tipo e a gramatura do papel, etc.), calcula-se que uma árvore de tamanho padrão dê cerca de 12.000 folhas de papel para escrita e impressão. Mesmo assim, devido às grandes quantidades de papel usadas atualmente, muitos ainda temem que as florestas venham a ser totalmente devastadas. Estamos próximos de um desastre ecológico?

Os fabricantes de papel dizem que não há motivos para pânico. Indicam prontamente que uma grande quantidade de papel, em alguns países até 50%, é feita de lascas de madeira, restos da indústria madeireira que acabariam nos aterros sanitários. Além disso, ao se decompor, as lascas emitem metano, um gás de efeito estufa associado ao aquecimento global. A fabricação de papel, portanto, usa bem essas lascas de madeira. Mas os grupos de ambientalistas e consumidores replicam com a acusação de que a indústria de papel causa poluição e estraga as florestas. Argumentam que o combustível usado na fabricação de papel produz gases de efeito estufa. Também afirmam que os restos de papel que se decompõem nos aterros sanitários geram mais gases de efeito estufa.

Mas um estudo do Conselho Empresarial Mundial para Desenvolvimento Sustentável concluiu que é possível produzir a quantidade necessária de papel sem destruir os recursos da Terra. Uma razão é que as árvores são renováveis e o papel é reciclável. Mesmo assim, o estudo frisou que “serão necessárias mudanças adicionais nas práticas industriais em cada estágio do ciclo do papel: manejo florestal, produção de polpa e de papel, uso do papel, reciclagem, recuperação de energia e remoção final de detritos”. No esforço de produzir polpa economicamente viável e segura para o meio ambiente, a indústria de papel está testando alternativas como palha de trigo, árvores de crescimento rápido, milho e cânhamo. Resta ver até que ponto essas medidas serão aplicadas e se mostrarão eficazes.

[Nota(s) de rodapé]

[Quadro na página 27]

Como reduzir o gasto de papel no escritório

✔ Imprima o mínimo possível. Revise e altere documentos na tela. Diminua o número de impressões.

✔ Em documentos maiores, use fontes menores, mas ainda legíveis.

✔ Se a impressora imprime uma página de teste ou de identificação ao ser ligada ou antes de imprimir um documento, desative essa opção.

✔ Recicle restos de papel.

✔ Antes de reciclar papel impresso em apenas um dos lados, guarde-o para imprimir rascunhos ou para usar como papel de rascunho.

✔ Sempre que possível, imprima ou tire cópias em frente e verso.

✔ Se um documento precisa ser lido por várias pessoas no escritório, procure circulá-lo em vez de fazer uma cópia para cada pessoa.

✔ Para não precisar fazer impressões, envie fax diretamente do computador. Se precisar enviar fax de uma página impressa, economize papel não usando folha de rosto.

✔ Não imprima mensagens eletrônicas sem necessidade.

[Foto na página 24]

Alguns afirmam que justamente o equipamento que deveria introduzir a era do escritório sem papel nos tem afundado cada vez mais em papel

[Foto na página 26]

Às vezes, a página impressa é mais fácil de usar do que o monitor de computador