Kantor tanpa Kertas​—Sulit Didefinisikan

Draf terakhir dari artikel ini dicetak sebagai 11 halaman hard copy​—istilah sederhananya, lembaran kertas biasa.a Selama proses penyuntingan, artikel ini dicetak ulang kira-kira 20 kali. Akhirnya, artikel ini dikirimkan kepada kira-kira 80 tim penerjemah di seputar dunia, dan kemudian setiap tim akan mencetak kira-kira enam draf terjemahan. Jadi, secara keseluruhan, artikel ini menghabiskan lebih dari 5.000 lembar kertas bahkan sebelum sampai ke percetakan!

FAKTA ini sungguh jauh di luar prediksi yang dibuat beberapa orang pada awal abad komputer​—yakni, bahwa ”kantor tanpa kertas” akan segera terwujud. Dalam bukunya, The Third Wave, Alvin Toffler yang menganut paham futurisme bahkan menyatakan bahwa ’membuat salinan apa pun pada kertas adalah cara primitif dalam menggunakan mesin elektronik pemroses kata dan bertentangan dengan tujuan mesin-mesin itu sendiri’. Menarik, sewaktu Internasional Business Machines Corporation memperkenalkan komputer personal (PC) orisinal mereka yang pertama pada tahun 1981, mereka memutuskan untuk tidak melengkapinya dengan mesin cetak (printer). Menurut pendapat beberapa orang, perusahaan tersebut merasa bahwa para pengguna akan senang membaca informasi pada monitor komputer. Bagaimanapun, ada yang membayangkan terwujudnya ”lingkungan bebas kertas”​—bahwa kertas akan segera tersingkir menjadi pengisi museum dan lemari arsip yang berdebu.

Kantor Tanpa Kertas​—Janji Versus Kenyataan

Namun, kenyataannya, perlengkapan yang seharusnya mewujudkan kantor tanpa kertas malah mengubur kita semakin dalam di antara tumpukan kertas. Bahkan, beberapa orang memperkirakan bahwa konsumsi kertas secara keseluruhan telah meningkat pada tahun-tahun terakhir ini. Scott McCready, seorang analis pada International Data Corporation, berkata, ”Upaya yang telah kita lakukan untuk mengotomatisasi kantor malah meningkatkan kesanggupan kita untuk menghasilkan kertas, dalam jumlah yang meningkat lebih dari 25 persen per tahun.” Komputer personal, printer, faksimile, E-mail, mesin foto kopi, dan Internet secara dramatis telah meningkatkan volume informasi yang dihadapi​—dan dicetak​—oleh banyak orang setiap harinya. Di seluruh dunia, pada tahun 1998, menurut CAP Ventures, Inc., ada 218 juta printer, 69 juta faksimile, 22 juta mesin multifungsi (printer, scanner, dan mesin foto kopi sekaligus), 16 juta scanner, dan 12 juta mesin foto kopi.

Dalam bukunya berjudul Powershift, yang diterbitkan pada tahun 1990, Toffler memperkirakan bahwa dalam setahun, Amerika Serikat memproduksi 1,3 triliun dokumen​—cukup untuk melapisi permukaan Grand Canyon sebanyak 107 kali! Laporan menunjukkan bahwa jumlahnya semakin besar. Menurut sebuah sumber, pada tahun 1995 Amerika Serikat menghasilkan hampir 600 juta dokumen per hari​—cukup untuk mengisi laci arsip sepanjang 270 kilometer. Seraya tahun 2000 mendekat, tidak banyak bukti menunjukkan bahwa kecenderungan ini akan berubah; sebagian besar informasi masih dikomunikasikan lewat kertas.

Mengapa Kertas Tetap Digunakan

Apa penyebab tidak terwujudnya prediksi bahwa perangkat elektronik akan menggantikan kertas? Menurut spekulasi dari perusahaan International Paper, ”Orang-orang bukan hanya ingin kemudahan mendapatkan informasi dengan menekan tombol-tombol komputer. Mereka ingin agar informasi itu ada di tangan mereka. Mereka ingin dapat menjamahnya, menggulungnya dan membuat lipatan tanda pada ujungnya; mengirimnya lewat faksimile, memfotokopinya, dan menjadikannya sebagai acuan; membuat coretan pada tepian kertas atau menempelkannya dengan bangga pada pintu lemari es. Dan, terutama, mereka ingin mencetaknya​—dengan cepat, tanpa cacat, dan dengan warna-warna mencolok.”

Patut diakui bahwa kertas memiliki keuntungan yang tidak disangsikan lagi. Kertas mudah dibawa-bawa, murah, stabil, mudah diarsip, dan dapat didaur ulang. Kertas juga sangat mudah dibolak-balik​—Anda dapat melihat halaman berapa yang sedang Anda baca, dan berapa halaman yang masih tersisa. ”Orang-orang sangat menggandrungi kertas. Mereka ingin merasakannya di tangan mereka,” kata Dan Cox, wakil dari sebuah perusahaan yang menjual perlengkapan kantor. ”Kami telah melihat bagaimana orang-orang berupaya mewujudkan kantor tanpa kertas,” kata Jerry Mallory, analis data dari Arizona Department of Libraries, Archives and Public Records. ”Tetapi, ribuan komputer yang kami lihat, semuanya memiliki satu kesamaan: Semuanya dihubungkan dengan paling sedikit satu printer.”

Ya, memang susah menghilangkan kebiasaan lama. Orang-orang dalam dunia bisnis sekarang ini sejak kecil diajari cara membaca pada halaman tercetak. Sebuah dokumen atau E-mail dapat dicetak hanya dengan menekan satu tombol pada mouse untuk kemudian dibaca oleh si penerima, tidak soal di mana ia berada pada saat itu. Bahan tercetak dapat dibawa ke mana-mana; satu hal yang tidak selalu dapat dilakukan secara leluasa dengan menggunakan komputer​—ya, dari tempat tidur hingga ke bak rendam, dan bahkan alas piknik sekali pun!

Faktor lain: Komputer telah memudahkan orang-orang menghasilkan jenis-jenis dokumen yang sebelumnya hanya dapat dihasilkan oleh printer profesional. Segala macam dokumen, dari salinan dengan tata warna penuh, draf, dan laporan, hingga presentasi bergambar, bagan, grafik, kartu nama bisnis, dan kartu pos, semuanya dapat dihasilkan dengan sedikit upaya saja. Kesanggupan semacam itu mengundang orang untuk bereksperimen. Jadi, setelah seorang pengguna komputer mencetak sebuah dokumen, ia mungkin tergoda untuk mengubah bentuk huruf dan desainnya serta mencetaknya kembali. Hasilnya mungkin perlu direvisi lagi dan, sudah bisa ditebak, lebih banyak lagi kertas yang dicetak!

Internet juga telah turut mempengaruhi keadaan ini dengan memberikan kemudahan bagi orang-orang untuk mengakses data yang hampir tak terbatas jumlahnya.b Mau tak mau, ini mengakibatkan konsumsi kertas secara besar-besaran, karena para pengguna Internet sering mencetak hasil riset mereka ke dalam kertas.

Tidak boleh diabaikan juga adalah fakta bahwa membanjirnya perangkat lunak dan perlengkapan komputer sekarang ini menuntut lebih banyak lagi buku petunjuk pemakaian. Penggunaan komputer secara luas telah menyebabkan membeludaknya buku panduan dan majalah komputer semacam itu.

Harus diakui juga bahwa membaca dari layar digital​—khususnya pada monitor yang lebih tua​—ada kerugiannya. Beberapa pengguna masih mengeluhkan kelelahan mata. Bagaimanapun, diperkirakan bahwa resolusi (kejernihan dan ketajaman) pada monitor komputer yang lebih tua masih harus ditingkatkan sepuluh kali lipat lagi agar dapat menghasilkan kualitas tampilan yang sangat bagus.

Selain itu, bagi beberapa orang, selembar kertas mungkin tampak lebih berbobot dan penting​—jauh lebih urgen dan berpengaruh​—dibandingkan dengan apa yang Anda lihat pada layar monitor. Sebuah dokumen tercetak tampak menambah bobot pekerjaan dan upaya seseorang, menghadirkannya dalam bentuk nyata. Selembar dokumen yang diserahkan ke tangan penyelia atau klien bahkan mungkin mendapat lebih banyak perhatian dan lebih ditanggapi dibandingkan dengan sebuah pesan elektronik.

Sebagai alasan terakhir, banyak orang merasa takut kalau-kalau data mereka hilang. Dan, ketakutan semacam itu sering kali tidak dibuat-buat. Tidak soal secanggih apa pun sistem back-up yang tersedia sekarang ini, kata-kata berharga yang merupakan hasil kerja selama berjam-jam masih belum sepenuhnya terlindung dari lonjakan listrik, kerusakan disket, atau kesalahan memencet tombol pada keyboard. Oleh karena itu, kebanyakan orang menganggap kertas lebih terjamin. Menarik, beberapa pakar berpendapat bahwa data elektronik hanya dapat terbaca untuk waktu yang sangat singkat bila dibandingkan dengan kertas bebas asam yang dapat bertahan selama 200 hingga 300 tahun. Memang, informasi elektronik tidak cepat mengalami kerusakan. Tetapi, teknologi sedang berkembang pesat. Dan, seraya perangkat keras dan lunak yang sudah ketinggalan zaman diganti, boleh jadi semakin sulit untuk membaca data-data yang tersimpan dalam komputer tua.

Jadi, kita masih belum mengetahui apakah impian akan kantor tanpa kertas akan terwujud atau tidak. Sementara itu, jelaslah bahwa, dengan meminjam kata-kata Mark Twainc, laporan-laporan tentang matinya era penggunaan kertas mungkin terlalu dibesar-besarkan.

Apakah Semua Pohon Akan Lenyap di Tangan Kita?

Berapa lembar kertas dapat dibuat dari sebatang pohon saja? Meskipun sejumlah faktor terlibat​—seperti ukuran dan jenis pohon serta jenis dan berat kertasnya​—diperkirakan bahwa sebatang pohon kayu ukuran komersial yang dijadikan pulpa (bubur kertas) dapat menghasilkan kira-kira 12.000 lembar kertas tulis atau kertas cetak ukuran standar. Meskipun demikian, konsumsi kertas secara besar-besaran sekarang ini masih menimbulkan ancaman berupa tandus serta gundulnya hutan-hutan. Apakah kita benar-benar sedang menuju krisis ekologi?

Para pengusaha kertas memperingatkan orang-orang agar tidak panik sehubungan dengan hal ini. Mereka tanpa ragu-ragu menunjukkan bahwa sejumlah besar kertas​—sebanyak 50 persen di beberapa negeri​—terbuat dari serpihan kayu, limbah dari industri kayu yang jika tidak terpakai akan dibuang ke tempat penimbunan sampah. Bukan hanya itu, sewaktu terurai, serpihan kayu itu mengeluarkan metana, gas rumah kaca yang dikaitkan dengan pemanasan global. Jadi, para pengusaha kertas memanfaatkan serpihan-serpihan kayu ini dengan baik. Namun, kelompok-kelompok lingkungan hidup dan konsumen memprotes, menuduh industri kertas menimbulkan polusi dan salah mengelola hutan-hutan. Mereka berpendapat bahwa bahan bakar yang digunakan pabrik kertas itu menghasilkan gas rumah kaca! Mereka juga menunjukkan bahwa sewaktu kertas sampah terurai di tempat penimbunan sampah, gas-gas rumah kaca yang lain pun dihasilkan.

Meskipun demikian, sebuah penelitian oleh Dewan Bisnis Dunia untuk Pembangunan yang Ramah Lingkungan (World Business Council for Sustainable Development) menyimpulkan bahwa tidaklah mustahil untuk menghasilkan kertas dalam jumlah yang dibutuhkan tanpa menguras sumber daya bumi. Salah satu alasannya, hutan dapat dihijaukan kembali, dan kertas dapat didaur ulang. Meskipun demikian, penelitian itu menekankan bahwa ”perubahan-perubahan lebih lanjut masih harus dibuat terhadap praktek-praktek industri dalam setiap tahap produksi kertas​—pengelolaan hutan, produksi pulpa dan kertas, penggunaan kertas, daur ulang, pemulihan energi, dan pembuangan akhir”. Dalam upaya menghasilkan pulpa yang ramah lingkungan namun tetap ekonomis, industri kertas juga mencari bahan-bahan alternatif seperti jerami gandum, pohon-pohon yang cepat tumbuh, jagung, dan rami. Kita masih belum mengetahui, sejauh mana langkah-langkah semacam itu akan diterapkan​—dan terbukti efektif.

[Catatan Kaki]

[Kotak di hlm. 27]

Bagaimana Mengurangi Sampah Kertas di Kantor

✔ Cetaklah sesedikit mungkin. Lakukan pemeriksaan dan perubahan dokumen di layar komputer. Kurangi jumlah cetakan dan draf kertas yang Anda buat.

✔ Untuk dokumen yang lebih besar, gunakan huruf dengan ukuran yang lebih kecil namun masih terbaca.

✔ Jika printer Anda menggunakan test page atau banner page setiap kali dinyalakan atau sewaktu mencetak, matikanlah fitur ini.

✔ Daur ulanglah kertas sampah.

✔ Sebelum mendaur ulang kertas yang baru dicetak pada satu sisinya, simpanlah untuk digunakan kembali sewaktu mencetak draf atau sebagai kertas oret-oretan.

✔ Sedapat mungkin, buatlah hasil cetakan atau salinan pada dua sisi halaman.

✔ Bila dokumen-dokumen harus digunakan bersama di kantor, cobalah mengedarkannya saja daripada membuat satu salinan untuk setiap orang.

✔Untuk menghindari pencetakan, kirimkan dokumen ke faksimile langsung dari komputer Anda. Jika Anda harus mencetak dokumen sebelum mengirimnya lewat faksimile, hematlah kertas dengan tidak mencetak halaman sampul.

✔ Hindari mencetak pesan-pesan E-mail yang tidak perlu.

[Gambar di hlm. 24]

Beberapa orang berpendapat bahwa perlengkapan yang seharusnya mewujudkan kantor tanpa kertas malah mengubur kita semakin dalam di antara kertas-kertas

[Gambar di hlm. 26]

Adakalanya, halaman tercetak lebih mudah digunakan daripada tampilan pada layar komputer