Att skjuta upp är att stjäla tid

”Att skjuta upp är att stjäla tid.” — Edward Young, omkr. år 1742.

VÄNTA ETT ÖGONBLICK! Sluta inte läsa den här artikeln! Du vet vad som kan hända då. Du kanske lägger undan den och säger: ”Det där är en intressant rubrik, men jag har inte tid att läsa artikeln nu. Jag skall göra det senare.” Men detta ”senare” kanske aldrig blir av.

Skjut inte upp att läsa en artikel som handlar om att inte skjuta upp! Ta tid på läsningen. Du kommer förmodligen att kunna läsa den här artikeln på omkring fem minuter. Du kommer då att ha läst igenom omkring 10 procent av hela den här tidskriften. Titta på klockan och börja tidtagningen nu. (Du har redan läst igenom 5 procent av artikeln!)

Är det fråga om att skjuta upp?

Om du väntar med att göra det du skulle kunna eller borde göra nu — då skjuter du upp. Med andra ord, du väntar till i morgon med att göra något som du skulle kunna göra nu, i dag. En som skjuter upp dröjer med att åtgärda saker och ting när de behöver åtgärdas.

En chef ber en anställd skriva en rapport; föräldrar ber sitt barn städa sitt rum; en hustru ber sin man laga vattenkranen. Man ursäktar sig med ”jag var för upptagen” eller ”jag glömde” eller ”jag hade inte tid” när man inte tog sig an uppgiften. I själva verket är det få av oss som tycker om att skriva rapporter eller städa rum eller laga vattenledningar när det finns mycket trevligare saker att göra. Följaktligen skjuter vi upp — vi dröjer med att handla.

Men kände du till att det ibland inte är fråga om att skjuta upp saker och ting när vi dröjer med att göra någonting? En affärskvinna får en förfrågan och vet inte vad hon skall göra med den, utan sorterar in den i en låda på sitt skrivbord med etiketten ”att behandlas”. Efter några veckor går hon igenom dessa ärenden och finner att hälften av dem inte behöver åtgärdas längre. Problemen har löst sig själva eller är inte längre aktuella. Om du känner dig osäker ifall du skall dröja med att handla eller inte, försök då fastställa vad som händer om du inte alls skulle utföra det du skjuter upp. Blir resultatet möjligen bättre om du fullföljer uppgiften — eller blir det värre?

Om vi kan och bör handla nu, men vi dröjer med att vidta de åtgärder som behövs, och detta skulle kunna orsaka mer problem längre fram, då skjuter vi upp. Att till exempel låta disken stå så att matresterna fastnar gör det svårare att få den ren. Att vänta med att underhålla bilen kan resultera i höga reparationskostnader längre fram. Att man inte betalar en räkning i tid kan resultera i högre avgifter eller att man går miste om tjänster. En kvinna räknade ut att hennes för sent betalda parkeringsböter och för sent återlämnade hyrda videoband och låneböcker från biblioteket kostade henne allt som allt 350 kronor i straffavgifter. Detta bara under en månad!

Ta fast tjuven

Inse varför du skjuter upp saker och ting. Ta en titt på följande anledningar och se om du kan urskilja vilken av dessa som passar in på den aktuella uppgift som du inte har tagit itu med eller slutfört.

Vana:

Om jag väntar till sista minuten kommer jag att ha större motivation att slutföra uppgiften.

Jag tycker om den spänning jag får av att vänta till sista minuten.

Jag väntar tills min chef påminner mig ett par gånger, för då vet jag att han verkligen vill få arbetsuppgiften gjord.

Jag har så mycket att göra att jag bara kan ägna uppmärksamhet åt det som är överhängande.

Inställning:

Jag har ingen lust eller känner ingen press att utföra uppgiften.

Jag tar itu med saker och ting först när jag känner för det.

Jag vill göra någonting annat.

Jag saknar självdisciplin.

Rädsla:

Jag är inte säker på att jag klarar av att göra det.

Jag har inte tillräckligt med tid att göra uppgiften.

Det är en för stor uppgift. Jag måste ha hjälp.

Tänk om jag inte lyckas eller inte kan slutföra den?

Jag måste ha material för att slutföra den.

Jag är rädd att jag skall bli kritiserad eller förlägen.

Olika människor skjuter upp saker och ting i olika stadier. En del skjuter upp dem innan de ens har börjat, eftersom de anser att uppgiften är för stor. Andra börjar, men när de har kommit halvvägs avtar entusiasmen, och de dröjer med att fullfölja den. Åter andra är nästan färdiga när de tar itu med en annan uppgift utan att slutföra den första. (Förresten har du nu kommit en bra bit på väg. Du har redan kommit halvvägs igenom den här artikeln.)

Dina skäl att inte börja eller slutföra en uppgift kan delas upp i tre kategorier. I boken The Now Habit skriver Neil Fiore: ”De tre bakomliggande orsakerna till problemet med att man i de flesta fall skjuter upp saker och ting är: man känner att uppgiften är påfrestande, man är nertyngd, och man är rädd att misslyckas.” Vilka orsakerna än är kommer du närmare en lösning om du kan sätta fingret på dem.

Om du är osäker på varför du skjuter upp saker och ting, gör då upp en lista över din verksamhet under en vecka halvtimme för halvtimme. Gör en bedömning av hur du har använt tiden. Det kan ge oss en verklig tankeställare att finna hur mycket tid vi använder till jämförelsevis oväsentliga ting. Men vad gör du därnäst?

Tänk på följderna

Att man förväntar att man kan göra något utan att anstränga sig kan göra en nedslagen. När du närmar dig den stund då arbetet skall vara klart, börjar du känna stress och ängslan. När dessa känslor byggs upp kan din kreativitet bli hämmad. Du är inte längre så benägen att pröva olika sätt att nå målet, utan är huvudsakligen intresserad av att få det hela avklarat.

Du får till exempel i uppgift att hålla ett anförande. Kvällen innan sätter du dig ner och skriver ner några ord på ett papper. Du har inte använt tillräckligt med tid till att göra efterforskningar i ämnet, utan du improviserar. Kanske kunde du med bara lite mer ansträngning ha fått med erfarenheter, understödjande upplysningar eller tabeller för att hjälpa dina åhörare att få en klar bild av ämnet.

Något annat som följer av att vi förhalar en uppgift är oförmågan att koppla av när vi är lediga. Det beror på att vi har en molande känsla av (eller någon som ständigt påminner oss om) att vi har lämnat en uppgift ogjord.

Vad kan jag göra?

Gör upp en lista. Gör detta kvällen innan. Skriv ner på ett papper det som du vill få utfört nästa dag. På det sättet kommer du inte att glömma någonting, och du kommer att se att du gör framsteg när du kontrollerar de punkter du har klarat av. Skriv till höger om varje punkt hur lång tid du beräknar att det kommer att ta att fullfölja uppgiften. Om du gör en lista över de dagliga göromål du behöver ta itu med, skriv då ner hur många minuter du beräknar att de tar. Om du gör en lista över större projekt, skriv då ner hur många timmar du beräknar att projektet tar. Gör denna lista kvällen innan. Använd några minuter till att förbereda din lista för nästa dag. Ha en almanacka till hands. När du får uppgifter eller avtalar om möten, skriv då ner dem.

När du går igenom arbetsuppgifterna för nästa dag, prioritera då de punkter som du har antecknat i din almanacka genom att skriva A, B, C och så vidare vid varje punkt som måste utföras. Somliga arbetar bättre på morgonen, andra på eftermiddagen eller kvällen. Placera mindre trevliga arbetsuppgifter före de trevliga.

Beräkna tiden. Om du alltid kommer sent, bokstavligen springer därför att du är sen, lär dig då att beräkna tiden. Det betyder att du gör en exakt värdering av hur lång tid du kommer att behöva för att utföra en uppgift. Lägg till några extra minuter för ”malörer” som kan inträffa. Glöm inte att avsätta tid mellan avtalade möten. Du måste inbegripa tid för resor. Du kan inte sluta ett möte klockan 10 på förmiddagen och vara på ett annat klockan 10 samma förmiddag, även om det hålls i rummet bredvid, för att inte tala om ifall det hålls på andra sidan stan. Avsätt tillräckligt med tid mellan dessa möten.

Delegera. Vi försöker ofta göra allting själva, även om vi inte alltid behöver det. Någon annan kan kanske ta med sig ett paket åt oss till posten om vi vet att han skall dit.

Dela upp projektet. Ibland tar vi inte itu med ett nytt projekt därför att det är så omfattande. Varför inte dela upp ett större projekt i flera mindre? När vi har slutfört de mindre, kommer vi att se våra framsteg och känna oss sporrade att göra färdigt nästa fas.

Planera för avbrott. Det uppstår alltid avbrott i vår arbetsdag — telefonsamtal, besökare, problem, post. Vi vill arbeta effektivt, vilket inbegriper att vi arbetar tillsammans med andra som också har tider att passa. Om vi endast vinnlägger oss om effektiviteten i vårt eget arbete, kommer vi att bli förargade när andra avbryter oss. Planera därför för avbrott. Avsätt dagligen tid för oplanerade händelser. När detta inträffar kan du handskas med dem, eftersom du vet att du har anslagit någon tid för dem.

Belöning. När du gör upp ett schema bör du planera för en målmedveten eller koncentrerad arbetsinsats i omkring 90 minuter. Glöm inte att schemalägga tid för förberedelse av arbetet. Efter det att du har börjat arbetet och har arbetat i en och en halv timme behöver du ta en kort paus. Om du arbetar på kontor, gör en paus, stretcha och koppla av. Om du arbetar utomhus, ta några förfriskningar. Belöna dig själv för ditt arbete. — Predikaren 3:13.

Tänk att du har läst den här artikeln på omkring fem minuter sedan du läste rubriken. Du är på väg att göra framsteg!